Verzamelfactuur over onderdelen heen genereren via Financieel

Je kunt Verzamelfacturen over bijna alle modules heen maken. Bijvoorbeeld een factuur voor een verkooprelatie waarop zowel het abonnement als ook de relevante nacalculatieregels zijn opgenomen. Je factureert zo'n gecombineerde Verzamelfactuur via Profit Financieel.

Je kunt ook conceptregels op de verzamelfactuur opnemen. Lees er hier meer over.

Ook concepten kun je via verzamelfacturen factureren.

Dit gebruik je met name als accountant en/of als je Concepten hebt ingesteld.

Hiermee kun je bijvoorbeeld regels uit concepten, termijnen en abonnementen combineren op een verzamelfactuur.

Hiervoor is het volgende beschikbaar:

Verkooprelatieprofiel
In het verkooprelatieprofiel kun je concepten instellen als te verzamelen op de verzamelfacturen.

Als je concepten heb ingericht, verandert de term Nacalculatie in het tabblad Verzamelfactuur in Concepten.

Als je verzamelfacturen instelt in het verkooprelatieprofiel, stel dan ook het rapport voor de verzamelfactuur in in tabblad Rapport factuur.
Er is een verzamelmethode beschikbaar in het verkooprelatieprofiel bij Verzamelfactuur, namelijk Per conceptdebiteur.
Deze verzamelmethode overruled de instelling bij projecten waar het veld Apart factureren is aangevinkt, zodat ze toch niet apart gefactureerd worden. Dit is nodig omdat concepten per project beoordeeld moeten kunnen worden maar de regels van alle projecten wel gezamenlijk op een verzamelfactuur moeten komen voor de verkooprelatie.

De methode ‘Per conceptdebiteur’ is alleen zichtbaar als concepten actief is.

Bij de combinatie van de verzamelmethode ‘Per verkooprelatie’ met de instelling van een project op Apart factureren genereert Profit wel aparte facturen voor de relevante projecten.

Als rapport voor de verzamelfactuur met concepten is toegevoegd: Verzamelfactuur (concepten verdicht) (Profit).
Instellingen / tabblad Concepten.
Hier wijzigt o.a. de term als concepten is ingericht:

Factureringsmethode wordt Conceptmethode.

En de waarden wijzigen naar:

Factureren per verkooprelatie => Concept genereren per verkooprelatie

Factureren per project => Concept genereren per project

Factureren per regel => Concept genereren per regel

Let op:

Als je concepten genereert Per project (Instellingen projecten), maar je verzamelfacturen verzamelt per Conceptdebiteur (verkooprelatieprofiel) dan worden de uiteindelijke facturen volgens Conceptdebiteur of een andere instelling daar gegenereerd. Precies zoals is ingesteld, maar dit kan afwijken van wat je verwacht vanuit het controleren van concepten.

Als je geen verzamelfacturen over de onderdelen heen gebruikt, worden zowel de concepten als de projectfacturen gegenereerd zoals je bij Conceptmethode instelt.

Overige specifieke funtionaliteiten:

In de functie Verzamelfactuur heb je de actie Klaarzetten concepten.
Ook abonnement waarbij het veld Voorschotfactuur aan staat kun je verzamelen op de verzamelfactuur.
Zie: Abonnementen controleren voor verzamelen facturen

Voor voorschotabonnement die je factureert via verzamelfactuur geldt dat:
- je voorschotregels kunt verzamelen met andere factuurregels.
- er per factuur één aparte negatieve voorschotregel aangemaakt wordt in het concept.
Voor voorschotabonnementen die je factureert via abonnementsfactuur geldt dat:
- per factuur één negatieve voorschotregel aangemaakt wordt in het concept. Dit blijft dus ongewijzigd.
In een verzamelfactuur zet Profit in de kop van de boekingslay-out Voorschotnota aan als er minstens één regel een voorschotnota is. In de regel staat het veld ook aan.
In de Facturatiecockpit heb je de actie Factureren concepten. Deze komt in plaats van de actie Factureren nacalculatie als je met concepten werkt.

Op verzamelfacturen kun je alles behalve ordermanagement-, bakkerij- en flexfacturen verzamelen.

Uit welke bronnen Profit de factuurregels verzamelt, leg je vast in de verkooprelatieprofielen die je koppelt aan de juiste verkooprelaties. Dit moet je eerst inrichten.

Let op:

Als je de verzamelfactuur in het verkooprelatieprofiel hebt ingericht, genereer je de facturen voor die verkooprelaties via de menukeuze Financieel / Verzamelfactuur / Genereren verzamelfactuur. Je ziet ze niet meer bij de module Abonnementen, Projecten, Cursus, etc. Bijvoorbeeld na het Automatisch factureren, zie je de facturen niet bij Abonnementen / Facturering / Facturen, maar juist bij Financieel / Facturering / Verzamelfactuur.

De facturen die je apart wilt factureren (binnen een module of doordat 'Uitsluiten van verzamelfactuur' aan staat), maak je via de Facturatiecockpit of de factureren-actie/menukeuze in de module.

Handmatig toegevoegde facturen worden nooit gegenereerd naar verzamelfacturen.

Je kunt Verzamelfacturen genereren voor:

gereedgemelde nacalculatieregels
gereedgemelde factuurtermijnen
klaargezette abonnementsregels
klaargezette cursusfactuurregels
klaargezette conceptregels

Je maakt verzamelfacturen in drie stappen:

Te factureren regels klaarzetten/gereedmelden (voor nacalculatie of concepten, termijnen, abonnementen en cursussen)
Verzamelfactuur genereren
Verzamelfactuur verstrekken (direct bij genereren of achteraf o.a. via de Facturatiecockpit).

Inhoud

Stap 1: Te factureren regels klaarzetten/gereedmelden

Bij verzamelfacturen kijkt Profit naar alle relevante te factureren factuurregels. Deze moet je eerst klaarzetten of gereedmelden, afhankelijk van de module.

Bij het klaarzetten/gereedmelden bepaalt Profit of de regel als aparte factuur of verzamelfactuur gefactureerd moet worden.

Via menukeuze Verzamelfactuur zie je altijd alleen de regels voor de verzamelfacturen.

Te factureren regels klaarzetten/gereedmelden:

Meld de te factureren factuurregels van nacalculatie en termijnen gereed in Profit Projecten:
- Bij nacalculatie: meld de nacalculatieregels gereed.
- Bij concepten: meld de nacalculatieregels gereed, genereer de concepten en geef ze vrij voor facturering.
- Bij termijnen: meld de factuurtermijn gereed.
Vervolgens zet je de factureren regels voor abonnementen, cursussen en concepten klaar. Dit doe je in Profit Financieel:
Ga naar: Financieel / Facturering / Verzamelfactuur.
Klik op de actie:
- Klaarzetten abonnementen
- Klaarzetten cursussen
- Verzamelfacturen genereren
Vink Meenemen te crediteren regels aan als te crediteren regels ook wilt klaarzetten en mee wilt nemen in de verzamelfactuur.
Vervolgens start de wizard voor het klaarzetten.
Klik op: Volgende.

Vervolgens zie je de te verzamelen en te factureren regels. Je ziet alleen de abonnementen van de verkooprelaties waarbij het verkooprelatieprofiel is ingericht voor verzamelen, en in het abonnement Uitsluiten van verzamelfactuur níet is ingesteld.

(Als je via de Abonnementen-module en de CRM-module Automatisch factureren uitvoert, zie je zowel de niet te verzamelen als de wel te verzamelen abonnementen en cursussen - de verzamelabonnementen worden daar dan niet gefactureerd, maar alleen klaargezet voor de Verzamelfactuur).

(Als je via de Projecten-module Automatisch factureren uitvoert, zie je de voor de gecombineerde verzamelfactuur te verzamelen regels daar niet terug, als ze zijn goedgekeurd, gereedgemeld en op doorbelasten staan).
Selecteer de regels die je nu wilt klaarzetten.
Voltooi de wizard.
Voer ook de andere klaarzet-wizard uit indien van toepassing.

Stap 2: Verzamelfactuur genereren

Je gaat nu de verzamelfacturen genereren.

Profit genereert alleen verzamelfacturen voor de regels die volgens de verzamelperiode gegenereerd moeten worden. Heb je bijvoorbeeld als verzamelperiode 'maand' ingesteld en de te factureren regels voldoen hier niet aan, dan blijven de regels in de weergave staan.

Verzamelfactuur genereren:

Ga naar: Financieel / Facturering / Verzamelfactuur.
Selecteer de regels die je op de verzamelfacturen wilt verzamelen.
Klik op de actie: Verzamelfacturen genereren.
Profit genereert vervolgens de verzamelfactuur.

De regels die je zojuist geselecteerd hebt om te verzamelen, verdwijnen uit de weergave. Regels die echter niet vallen onder de in het verkooprelatieprofiel ingestelde verzamelperiode blijven staan.

Stap 3: Verzamelfactuur verstrekken

Via Financieel / Facturering / Verzamelfactuur worden geen facturen die klaar zijn getoond. Je kunt ze daar dus ook niet meer raadplegen of verstrekken.

Raadpleeg en/of verstrek achteraf de verzamelfactuur:

Ga naar:
- Financieel / Facturering / Facturatiecockpit, open de weergave Alle facturen.
  O.a. aan de integratiesoort zie je of het om een verzamelfactuur of een aparte factuur gaat.
- CRM /Organisatie/persoon / Verkooprelatie, open de eigenschappen van de verkooprelatie, tabblad Facturen.
- Abonnementen / Facturering / Facturen, open de weergave Alle abonnementsfacturen. In het veld Bron zie je of het om een verzamelfactuur (Verzamelfactuur) of een aparte factuur (Uit abonnement) gaat.
Selecteer de factuur/facturen en klik op de actie Output om te verstrekken.

Direct naar