E-factuur met e-factuurregels verwerken en journaliseren

Je verwerkt de ingelezen e-facturen automatisch per e-factuurregel of handmatig via de boekingslay-out. Daarna journaliseer je de factuur in de financiële administratie. Het journaliseren start ook de workflow Beoordelen inkoopfactuur. Hiermee laat je de factuur beoordelen door de verantwoordelijke beoordelaar.

Profit probeert e-factuurregels automatisch te matchen met ontvangsten, verplichtingen, of vrije matchingsregels. Vrije matchingsregels gebruik je voor regels die niet bij een ontvangst of verplichting horen, zoals transport- of administratiekosten. Als Profit geen match vindt, kan Profit de regel boeken op de voorkeur tegenrekening van de crediteur.

Bij matching met verplichtingen en ontvangsten kijkt Profit naar verschillen binnen en buiten de ingestelde marges van het inkooprelatieprofiel. Deze verschillen bepalen de matchstatus. De status geeft ook aan of er nog een saldo open blijft.

E-factuurregels die niet automatisch zijn verwerkt, verwerk je handmatig via de boekingslay-out. Lukt dit niet, dan boek je de e-factuur als inkoopfactuur met de actie Boeken journaalpost.

Voorbereiding

Als je werkt met ontvangsten of verplichtingen, heeft Profit een herkenbare referentie nodig. Denk aan een ordernummer, PO-nummer of andere referentie op de e-factuur. Deze gegevens staan in het UBL- of XML-bestand.

Profit gebruikt bij de matching de marges uit het inkooprelatieprofiel. Je bepaalt daar of bedragen precies gelijk moeten zijn, of dat een verschil is toegestaan. Dit verschil leg je vast als percentage, als maximumbedrag of als combinatie daarvan. Verschillen binnen en buiten de marge krijgen een eigen status. Hierdoor kun je afwijkingen via de workflow laten beoordelen.

Zorg dat de gegevens voor automatische matching beschikbaar zijn voordat je e-facturen verwerkt:

• Richt de integratiesoort voor e-facturen inkoop in.
• Controleer de marges in inkooprelatieprofiel
• Richt de voorkeur tegenrekening van de crediteur in als Profit regels zonder match automatisch mag boeken.
• Leg vrije matchingregels vast met een boekingsomschrijving voor e-factuurregels die niet op een ontvangst of verplichting staan, zoals transport- of administratiekosten.
• Zorg dat Confrontatie is aangevinkt bij de artikelgroep of integratiegroep van het item als je wilt matchen op ontvangstregels.
• Leg de ontvangst of verplichting vooraf vast in Profit.
• Zorg dat de leverancier het ordernummer, PO-nummer of de referentie op de UBL-factuur zet. Zonder herkenbare referentie vindt Profit meestal geen match met een ontvangst of verplichting. Vraag de leverancier daarom om een duidelijke referentie op de factuur te zetten.

E-factuur met e-factuurregels automatisch verwerken

Met de actie Verwerken e-factuurregels verwerk je de e-factuurregels van de ingelezen e-facturen (xml of ubl) automatisch in de geopende (actieve) financiële administratie. Als je meerdere administraties hebt open je eerst de administratie waarin je de facturen wilt verwerken en voer je per administratie onderstaande stappen uit.

Je kunt na het inlezen en verwerken zien op basis van welke gegevens een e-factuur gematched is.

E-factuur met e-factuurregels automatisch verwerken:

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
2. Open de weergave: Openstaande e-facturen.
3. Selecteer de factuur.

   Je kunt via multiselect één of meerdere facturen selecteren en verwerken.

4. Klik op de actie: Verwerken e-factuurregels.

   Profit verwerkt de e-factuurregels in deze volgorde:

   • Profit probeert de regel te matchen met een ontvangst.
   • Profit probeert de regel te matchen met een verplichting.
   • Profit zoekt een vrije matchingsregel.
   • Profit boekt de regel op de voorkeur tegenrekening van de crediteur, als dit is ingericht op het inkooprelatieprofiel.

Na het verwerken werkt Profit de Status van de e-factuur bij. Een e-factuur krijgt de status Alle regels verwerkt (te journaliseren) als alle e-factuurregels van de e-factuur verwerkt zijn. Deze journaliseer je vervolgens in je financiële administratie.

Een e-factuur waarvan niet alle regels verwerkt zijn open je (dubbelklik) om de regels handmatig te verwerken.

Projectboeking

Op basis van de matchingscriteria uit punt 5 wordt bepaald of een projectboeking volledig is. Als de projectboeking niet volledig is, krijgt de e-factuurregel status 54: Alle regels verwerkt (projectboeking onvolledig). De e-factuur kan dan niet worden gejournaliseerd, deze regels worden rood weergegeven in het overzicht.

E-factuur met e-factuurregels raadplegen en handmatig verwerken

Je raadpleegt e-factuurregels van e-facturen als Profit niet alle regels automatisch heeft verwerkt. Bijvoorbeeld omdat de regels gedeeltelijk gematcht zijn of geen match is gevonden. Je verwerkt de ontbrekende gegevens daarna handmatig.

Als je meerdere administraties hebt open je eerst de administratie waarin je de facturen wilt verwerken en voer je per administratie onderstaande stappen uit.

Let op:

Een e-factuur waarvan je de e-factuurregels om een reden niet kunt verwerken, kun je met Boeken journaalpost als e-factuur boeken als inkoopfactuur.

E-factuur met e-factuurregels raadplegen en handmatig verwerken

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
2. Open de weergave: Openstaande e-facturen.
3. Open de e-factuur (dubbelklik).

   Je krijgt een melding als de e-factuur al is verwerkt. Klik op Ja als je de factuur opnieuw wilt verwerken.

   De boekingslay-out met de e-factuurregels verschijnt.

   Je ziet dat de e-factuurregel(s) zoveel mogelijk is gevuld met de gegevens die te herleiden zijn uit de e-factuur.

4. Controleer het tabblad Matching in de kop.

   Je ziet hier de gegevens waarop de e-factuur gematcht is voor wat betreft crediteur- en administratie gegevens die Profit heeft kunnen herleiden uit de e-factuur.

5. Controleer per e-factuurregel de Status.

   Elke e-factuurregel heeft een Status:

   • Gematcht: de e-factuurregel is verwerkt.
   • Geen match gevonden: Profit heeft geen ontvangst, verplichting, vrije matchingsregel of voorkeur tegenrekening gevonden. Verwerk de regel handmatig.
   • Journaalpost geboekt: de regel is al verwerkt en gejournaliseerd. Je kunt de regel alleen raadplegen, niet aanpassen.
6. Controleer per e-factuurregel de Toelichting matching.

   Elke e-factuurregel heeft een Toelichting matching:

   • Ontvangst zonder verschillen: Profit heeft een ontvangst gevonden en er is geen verschil.
   • Ontvangst met verschillen binnen marge of Ontvangst met verschillen buiten marge Profit heeft een ontvangst gevonden en het verschil valt binnen of buiten de marge.
   • Verplichting zonder verschil: Profit heeft een verplichting gevonden en er is geen verschil. Bij een verplichting maakt Profit ook onderscheid tussen een vrijgegeven verplichting en een geblokkeerde verplichting.
   • Verplichting met verschil binnen marge. Profit heeft een verplichting gevonden en het verschil valt binnen de marge.
   • Gedeeltelijke match Vrijgegeven/Geblokkeerde verplichting met verschil buiten marge

     Profit heeft een verplichting gevonden, maar het verschil valt buiten de marge. De factuurregel kan volledig verwerkt zijn. De verplichting houdt nog een saldo. Bij journaliseren boekt Profit de factuurregel, maar handelt de verplichting niet af. Het restant blijft open.

     Voorbeelden Gedeeltelijke match met verschil buiten marge

     Voorbeeld: factuur hoger dan de verplichting (grote overschrijding van de verplichting)

     Je hebt voor een leverancier (inkooprelatie) een verplichting vastgelegd van € 100.

     Er komt een e-factuur binnen van € 1.000.

     • De marge voor verschillen tussen factuur en verplichting is ingesteld op 5%.
     • Het verschil (€ 900) is dus buiten de marge.

     Situatie 1: vinkje UIT

     In het inkooprelatieprofiel staat het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge uit.

     1. De factuur wordt gematcht met de verplichting.
     2. De factuur krijgt de status: Gedeeltelijke match - verplichting met verschil buiten marge.
     3. De factuur verschijnt niet in de lijst met te journaliseren facturen en wordt dus niet automatisch geboekt.
     4. De factuur moet je boeken via Boeken journaalpost.

     Deze inrichting gebruik je als je wilt voorkomen dat facturen met een (te) grote overschrijding automatisch in de financiële administratie terechtkomen. Je wilt deze eerst handmatig beoordelen.

     Situatie 2: vinkje AAN

     In het inkooprelatieprofiel is het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge aangevinkt.

     1. De factuur wordt gematcht met de verplichting.
     2. De factuur krijgt de status: Alle regels verwerkt (overschrijding marge).
     3. De factuur komt wel in de lijst met te journaliseren facturen en wordt bij het journaliseren gewoon geboekt, ondanks dat de verplichting met € 900 wordt overschreden.
     4. Richt je workflow zo in dat deze facturen alsnog automatisch ter beoordeling gaan naar de juiste verantwoordelijke, bijvoorbeeld via een taak “Controle overschrijding verplichting”.

     Gebruik deze inrichting als je de automatische verwerking zoveel mogelijk wilt laten doorlopen, maar de controle via de workflow wilt doen in plaats van de matchingsmarge.

     Let op:

     Als het factuurbedrag lager is dan de verplichting en buiten de marge valt dan wordt deze gematcht en automatisch verwerkt. Dit is bijvoorbeeld handig bij één verplichting voor het hele jaar en twaalf maandfacturen die je direct wilt boeken.

     Voorbeeld: verplichting hoger dan de factuur

     Je hebt een verplichting van € 1.200 voor een jaarabonnement. De leverancier stuurt elke maand een factuur van € 100. De factuur verwijst naar dezelfde verplichting.

     • De marge is ingesteld op 5%.
     • Het verschil tussen de factuur en de verplichting is € 1.100. Dit verschil valt buiten de marge.

     Profit matcht de factuurregel met de verplichting. De factuurregel krijgt de status Gedeeltelijke match - verplichting met verschil buiten marge.

     Deze status betekent niet dat Profit maar een deel van de factuur verwerkt. De factuur van € 100 is volledig verwerkt. De status geeft aan dat de verplichting nog niet volledig is afgehandeld. Er blijft € 1.100 open op de verplichting.

     Het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge is hiervoor niet nodig. De factuur overschrijdt de verplichting niet.Profit verwerkt de factuur en laat het restant van de verplichting open.

     Gebruik deze inrichting bijvoorbeeld bij één jaarverplichting met maandfacturen.

   • Vrije matching

     Profit heeft de regel verwerkt via een vrije matchingsregel.

   • Handmatig geboekt

     De regel is zonder match handmatig geboekt

   • Automatisch geboekt op voorkeur tegenrekening

     Profit heeft geen match gevonden en heeft de regel geboekt op de voorkeur tegenrekening van de crediteur.

   Voorbeelden

   Voorbeeld 1: E-factuurregel is automatisch gematcht met een verplichting zonder verschillen.

   • De e-factuur bevat een e-factuurregel met artikel '706 Posters t.b.v. 25 jarig jubileum’. De e-factuur bevat dezelfde regel met hetzelfde artikel en hetzelfde bedrag als de inkooporder. Voor deze regel is een verplichting aangemaakt in Profit (geen ontvangst).

   De e-factuur met de e-factuurregel is gematcht op basis van de verplichting en er zijn geen verschillen gevonden.

   Voorbeeld 2: E-factuurregels matchen met matchingregel

   • De e-factuur bevat 3 e-factuurregels, waarbij de twee eerste factuurregels automatisch gematcht zijn en de derde met een matchingsregel.
     • artikel ‘A10000 1.5U rackmount computer met tot 8 TB opslagruimte’. Dit is een voorraadhoudend artikel waarbij er confrontatie moet plaatsvinden. Voor deze regel is een verplichting en ontvangst aangemaakt in Profit.
     • Kosten ‘IW’ Installatiewerkzaamheden derden. Dit is een kostensoort waarbij er confrontatie moet plaatsvinden. Voor deze regel is een verplichting en ontvangst aangemaakt.
     • 'Transportkosten'. Deze regel staat niet in de inkooporder/ontvangst. Vul voor het verwerken van deze regel de grootboekrekening in. Voor deze regel kan je een vrije matchingsregel toevoegen, zodat de volgende keer dat je een e-factuur voor deze crediteur/administratie verwerkt deze automatisch geboekt wordt op deze grootboekrekening.

   De twee eerste factuurregels zijn automatisch gematcht op basis van de ontvangst en er zijn geen verschillen gevonden. De derde regels is handmatig gematcht en hiervoor is een matchingregel aangemaakt.

7. Een regel met de status Geen match gevonden moet je handmatig verwerken. Vul de ontbrekende gegevens in:
   1. Klik op de actie: Ontvangstregels als je een e-factuurregel handmatig wilt matchen met een ontvangst van je inkooporder.
   2. Klik in de regel in de kolom Verplichting als je een e-factuurregel handmatig wilt matchen met een verplichting.
   3. Vul de grootboekrekening, btw-tariefgroep en eventueel verbijzonderingscode of projectvelden (project, projectfase).

      Je krijgt direct de vraag of je hiervoor een nieuwe matchingsregel wilt toevoegen. Deze vraag is ingesteld in het inkooprelatieprofiel. Hiermee kun je automatisch matchen met een bepaalde tekst (zoals transport- of administratiekosten). Dit is handig, zodat Profit de volgende keer een e-factuurregel van deze crediteur en administratie waarin dezelfde zoekwaarde (tekst) voorkomt, automatisch zal boeken op deze grootboekrekening en deze btw-tariefgroep. Klik op Ja als je hiervoor een matchingregel wilt toevoegen.

   In de boekingslay-out kun je een match van een regel verwijderen met de actie Matching ongedaan maken.

   Alle e-factuurregels zijn verwerkt als alle regels van de e-factuur de status Gematcht hebben.

8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Als de e-factuur de status Alle regels verwerkt (te journaliseren) heeft, dan zijn alle e-factuurregels van de e-factuur verwerkt. Deze journaliseer je vervolgens in je financiële administratie.

E-factuur met e-factuurregels journaliseren

Nadat je e-factuurregels hebt verwerkt en de e-factuur de status Alle regels verwerkt (te journaliseren) heeft, journaliseer je deze vervolgens in je financiële administratie met de hieronder beschreven procedure voor het journaliseren van e-facturen.

Hiermee worden de journaalposten gegeneerd, saldo van verplichtingen bijgewerkt,en confrontatieregels bijgewerkt en de workflow inkoopfactuur start, zodat je deze kunt laten beoordelen door de verantwoordelijke beoordelaar. Nadat de e-facturen zijn gejournaliseerd, dan kun je niet meer wijzigen of verwijderen.

Je kunt dit proces ook automatiseren met Geplande taken.

Voordat je e-facturen kunt journaliseren moet je eerst een dagboek koppelen via de integratiesoort E-facturen inkoop.

Let op:

Foutmeldingen worden in de wachtrij getoond. Voor meer informatie over het raadplegen van deze foutmeldingen, zie Taken in de wachtrij raadplegen.

E-factuur met verwerkte regels journaliseren:

1. Ga naar: Financieel / Facturering / Journaliseren

   Per administratie zie je de integratiesoorten waarvan je de facturen kunt journaliseren.

2. Vink de regels aan van de integratiesoorten waarvan je de facturen nu wilt journaliseren. Voor e-facturen is dat E-facturen inkoop.
3. Klik op: Volgende.
4. Selecteer de facturen die je wilt journaliseren.
5. Klik op: Volgende.
6. Vink Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum, als je de factuurdatum als boekingsdatum wilt gebruiken in de journaalpost. Als je dit veld uitvinkt dan gebruik je de Datum boeking facturen als boekingsdatum.
7. Wijzig eventueel de boekingsdatum bij Datum boeking facturen. Deze datum kun je alleen invullen als je Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum hebt uitgevinkt.

   De boekingsdatum zie je in de journaalpost.

8. Klik op: Voltooien.

Na het journaliseren: wijzigt de status van de e-factuur in Verwerkt en gejournaliseerd, worden indien van toepassing de verplichtingen en confrontatieregels bijgewerkt en start de Workflow Inkoopfactuur voor het beoordelen van de factuur.

Zie ook:

• Facturen in Financieel journaliseren