Naar de AFAS KnowledgeBase Terug naar de zoekresultaten

Andere artikelen

Vervolgactie: Incident insturen:

Heeft dit jouw vraag beantwoord?

Bedankt voor jouw feedback!

Ja Nee
E-mailserver en afzender instellen PROFIT 8

E-mailserver en afzender instellen

Profit kan e-mailberichten genereren en versturen (lokaal en AFAS Online). Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van het (lokaal geïnstalleerde) e-mailprogramma. Je legt in Profit diverse instellingen vast, waaronder de te gebruiken e-mailserver.

Profit maakt bij het versturen van e-mail geen gebruik van je eigen e-mailprogramma (bijvoorbeeld Microsoft Outlook) voor het verzenden van e-mailberichten. Hierdoor worden e-mailinstellingen van het e-mailprogramma (zoals een elektronische handtekening) niet gebruikt. Je kunt e-mailberichten achteraf ook niet opvragen via het e-mailprogramma, maar bijvoorbeeld wel via dossieritems.

De 'Server voor uitgaande e-mail' wordt o.a. gebruikt voor het versturen van alle e-mail via de acties Output en E-mailen.

Ook facturen en dossieritems per e-mail worden gemaild via deze server.

Inhoud

Uitgaande e-mailserver inrichten (AFAS Online)

Je werkt met AFAS Online en je gaat de e-mailserver van AFAS Online gebruiken. Hiervoor is het noodzakelijk dat je een eigen domeinnaam hebt. Je moet de e-mailserver van AFAS Online machtigen om te mailen namens jouw domeinnaam. Daarna leg je de instellingen in Profit vast.

Stap 1: Machtigen via SPF-Record

Je machtigt de AFAS Online e-mailserver door de e-mailserver van AFAS toe te voegen aan het SPF-record van je eigen domein. Als je geen SPF-record inricht worden uitgaande e-mails niet goed afgeleverd of geblokkeerd.

Het uitgangspunt van onderstaande uitleg is: yourdomain.nl.

Je vraagt je systeembeheerder of je webhostingpartner om een SPF-record aan te maken of aan te passen.

  • Voorbeeld van een bestaand SPF-record

    Voorbeeld:

    Het SPF-record ziet er zo uit:

    Domeinnaam | Type | Record
    yourdomain.nl txt v=spf1 mx ip4:127.0.0.1 ~all

  • Voorbeeld van hetzelfde SPF-record met machtiging voor AFAS Online

    Voorbeeld:

    Na wijziging ziet het SPF-record er zo uit:

    yourdomain.nl txt v=spf1 mx ip4:127.0.0.1 include:spf.afas.online ~all

Je hoeft dus alleen het volgende toe te voegen:

include:spf.afas.online

Heb je spf.afas.online toegevoegd aan het SPF-record van je eigen domein? Volg onderstaande stappen om de uitgaande e-mailserver in Profit in te stellen.

Let op:

Dit SPF-record is ook geschikt voor het nieuwe inloggen.

Stap 2: E-mailserver in Profit instellen:

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: E-mail.
  3. Vul het woord mailserver in bij Server voor uitgaande e-mail in.
  4. Vul 25 bij Poort voor uitgaande e-mail in.
  5. Vul bij Afzender automatische e-mail het adres in dat vermeld zal worden in de automatisch verstuurde e-mailberichten. Vul hier een algemeen e-mailadres van de organisatie in, bijvoorbeeld reply@enyoi.nl (gebruik je eigen e-mailadres, niet dit voorbeeld).

Tips:

  • Vul ook per administratie een ander afwijkend afzender e-mailadres toe. Hiermee voorkom je foutmeldingen.
  • Bovendien kun je via de berichtsjablonen een afwijkend afzender e-mailadres toevoegen per onderdeel in het ordertraject, dat dan gebruikt wordt bij de acties E-mailen en Output.

DKIM als extra beveiligingslaag voor te versturen e-mails (AFAS Online)

Wanneer je werkt op AFAS Online en je gebruikt de mailserver van AFAS Online, dan heb je naast SPF nog een extra optie om je mailstroom te beveiligen: DKIM.

Procedure:

  1. Als je dit wil laten instellen voor je Profit-omgeving moet je hiervoor een incident insturen bij AFAS Support. Vermeld hierbij de volgende gegevens:
    • Het e-mailadres dat je gebruikt voor het e-mailen (bijvoorbeeld info@mijnbedrijf.nl)
    • De code van de Profit-omgeving (bijvoorbeeld O98765AA)
  2. AFAS Support stuurt je een publieke sleutel (selector) die je in het DNS van je domein moet configureren. AFAS verleent geen support op het configureren van het DNS en DNS-records.
  3. Zodra dit gedaan is meld je dit aan Support.
  4. AFAS Support stuurt je een gebruikersnaam en wachtwoord, deze stel je als volgt in in Profit:
    1. Open de omgeving.
    2. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
    3. Open het tabblad: E-Mail (in Small Business is dit het tabblad Verstrekking).
    4. Vink SMTP-server vereist verificatie aan.
    5. Bij Verificatiemethode selecteer je 1 - Automatisch (gebruik een door de server ondersteunde methode).
    6. Vink Beveiligde wachtwoordverificatie NIET aan.
  5. De onderstaande afbeelding bevat voorbeeldgegevens, vul je eigen gegevens in.

  6. Na het instellen worden je e-mailberichten DKIM versleuteld verstuurd.
Eigen e-mailserver instellen (lokale installatie / AFAS Online)

Dit is de standaardprocedure voor het inrichten van de uitgaande e-mailserver.

Let op:

Deze werkwijze geldt voor klanten met een lokale installatie en voor klanten van AFAS Online. Ook bij AFAS Online kun je vanuit Profit namelijk mailen via je eigen e-mailserver.

E-mailserver en afzender instellen in omgeving:

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: E-mail.
  3. Vul de e-mailserver in, bijvoorbeeld smtp.yourcompany.com.

    Standaard gebruikt Profit poort 25 voor uitgaande e-mail, maar je kunt een andere poort instellen. Op AFAS Online moet je poort 25 of 587 gebruiken.

  4. Vink het veld Wachtwoordverificatie vereist aan, als deze verificatie nodig is op de mailserver. Vul dan ook de algemene gebruikersnaam en het wachtwoord in. De gebruiker die je invult moet rechten hebben op de mailserver om buiten het domein te e-mailen. Gebruik je op AFAS Online een eigen e-mailserver, dan adviseren we altijd te werken met een gebruikersnaam/wachtwoord en/of IP-filter op je e-mailserver om te voorkomen dat anderen ook e-mail (zoals spam) via je e-mailserver kunnen versturen.
  5. Aanvullende voor AFAS Online: Zet de onderstaande IP's op de whitelist van je eigen mailserver. Als je dit niet doet, dan kan dit tot gevolg hebben dat dit IP-adres op een zwarte lijst komt. Daarmee komt o.a. jouw e-mail niet meer aan bij de ontvanger.
    • Nog niet over op het nieuwe inloggen: Whitelist de IP-range van het platform 185.46.180.0/24 of specifiek het IP-adres 185.46.180.100
    • Wel over op het nieuwe inloggen. Whitelist de IP-range 185.46.182.0/24 of het IP-adres 185.46.182.1 / proxy.afas.online. Dit wordt door AFAS Online gebruikt voor het e-mailen.
  6. Vul bij Afzender automatische e-mail het adres in dat vermeld zal worden in de automatisch verstuurde e-mailberichten. Vul hier een algemeen e-mailadres van de organisatie in, bijvoorbeeld reply@enyoi.nl (gebruik je eigen e-mailadres, niet dit voorbeeld).

Tips:

  • Je kunt eventueel per administratie een ander afwijkend afzender e-mailadres toevoegen.
  • Bovendien kun je via de berichtsjablonen een afwijkend afzender e-mailadres toevoegen per onderdeel in het ordertraject, dat dan gebruikt wordt bij de acties E-mailen en Output.

E-mailserver en afzender instellen voor Gmail

Neem de onderstaande instellingen over. Vul je eigen e-mailadres, gebruikersnaam en afzender in.

Voor een Gmail-account is poort 587 verplicht, andere poorten zijn niet toegestaan.

Bas_Emailserver en afzender instellen (proc Gmail)

E-mailserver en afzender instellen voor Office 365

Neem de onderstaande instellingen over. Vul je eigen e-mailadres, gebruikersnaam en afzender in.

Voor een Office 365-account is poort 587 verplicht, andere poorten zijn niet toegestaan.

Bas_Emailserver en afzender instellen (proc Gmail)

Richtlijnen voor e-mailen bij AFAS Online

Adviezen voor het succesvol versturen van e-mailberichten via Profit.

E-mailadressen van geadresseerden

  • Zorg voor een actueel en correct e-mailadressenbestand in Profit.

    Als er grote aantallen mailberichten naar ongeldige adressen verstuurd worden vanuit AFAS Online, kan dat leiden tot een slechte reputatie van de AFAS Online-mailserver. De AFAS Online-mailservers kunnen zelfs geblokkeerd worden omdat deze ongeldige adressen geïdentificeerd worden als spam. Ongeldige/geweigerde e-mailberichten zijn dus niet alleen van invloed op de omgeving, maar ook op andere omgevingen op AFAS Online. Daarnaast is het vanuit het oogpunt van klantgericht ondernemen belangrijk dat de klantgegevens correct zijn.

  • Bekijk regelmatig de geweigerde e-mailberichten en verbeter de incorrecte adressen.

Je e-mailadres: afzender@domein.nl

  • Gebruik een bestaande afzender voor de e-mail.

    Een niet-bestaand afzender e-mailadres wordt vaak door de ontvangende partij geweigerd omdat het als spam gezien wordt. 'No-reply' is een niet bestaande afzender. Als je toch een noreply-adres wilt gebruiken, zorg er dan minimaal voor dat het domein waar het e-mailbericht vandaan komt, geldig is.

    Bijkomend nadeel van een noreply-adres is dat, zoals de naam al zegt, je op zo’n adres geen meldingen kunt terugkrijgen. Daardoor zie je niet welke e-mailberichten niet zijn aangekomen bij de geadresseerden. Op deze manier mis je de kans om incorrecte e-mailadressen te verbeteren.

  • Gebruik een geldig, bestaand domein

    Geldig betekent dat er een verband kan worden aangetoond tussen het domein en de versturende server. De mailserver van de ontvangende partij vergelijkt het domein van het e-mailadres met de versturende mailserver van AFAS Online. Als ze niets met elkaar te maken lijken te hebben, dan heet dit 'sender spoofing'. In dit geval accepteert de ontvangende mailserver de e-mail niet. Dit kun je voorkomen door het SPF-record te wijzigen.

Direct naar

  1. E-mailen rapporten inrichten
  2. Rapporten wijzigen/toevoegen
  3. Inrichting e-mailen autoriseren
  4. Mailserver en afzender instellen in omgeving
  5. Berichtsjabloon instellen
  6. E-facturering inrichten
  7. Verkooprelaties inrichten voor e-mailen en afdrukken
  8. Inkooprelaties inrichten voor e-mailen en afdrukken
  9. Creditfacturen e-mailen via Output toestaan
  10. Pdf-bestandsnaam verstrekkingsrapport vertalen
  11. Extra bijlage bij rapport verstrekken inrichten
  12. Rapport via e-mail verstrekken