Naar de AFAS KnowledgeBase Terug naar de zoekresultaten

Andere artikelen

Vervolgactie: Incident insturen:

Heeft dit jouw vraag beantwoord?

Bedankt voor jouw feedback!

Ja Nee
AFAS Pocket inrichten per omgeving (vanaf Profit 7) PROFIT 10

AFAS Pocket inrichten per omgeving (vanaf Profit 7)

Je richt AFAS Pocket per omgeving in en je bepaalt welke gebruikers AFAS Pocket mogen gebruiken. Ook bepaal je welke onderdelen van AFAS Pocket je gaat gebruiken.

New_Beschikbaar vanaf Profit Update

 

In dit artikel is nieuwe gave functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 7.

Let op:

Wijzigingen in de inrichting worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Het kan 30 minuten duren voordat bijvoorbeeld geactiveerde of gedeactiveerde functionaliteiten doorgevoerd worden in actieve AFAS Pocket-sessies.

Als een gebruiker een actieve AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit Windows is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Inhoud

Beheerder autoriseren

Je autoriseert de beheerder voor het onderhouden van de app connector.

Beheerder autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de gebruikersgroep met de applicatie- of procesbeheerders van de Pocket app.
  4. Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
    • Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen
    • Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers
  6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  7. Autoriseer de tabbladen:

  8. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
Gebruikers autoriseren

Je voegt een aparte gebruikersgroep toe voor gebruikers die de AFAS Pocket mogen gebruiken. Plaats de betreffende gebruikers in de groep.

New_Beschikbaar vanaf Profit Update

 

In dit artikel is nieuwe gave functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 8.

Vanaf Profit 8 autoriseer je in de Autorisatie tool per gebruikersgroep de Pocket-onderdelen. Hierdoor kun je bijvoorbeeld bereiken dat binnendienstmedewerkers geen declaraties kunnen indienen en buitendienstmedewerkers wel.

Werk je nog met Profit 7, dan activeer je de gewenste Pocket-onderdelen in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tav Activeringen.

Filterautorisatie (bijvoorbeeld op personen of organisaties) is altijd van toepassing.

Let op:

Er is onderscheid tussen gebruikers die aan een medewerker met een lopend dienstverband gekoppeld zijn en gebruikers die niet gekoppeld zijn. Als een gebruiker gekoppeld is aan een medewerker, kan hij ook ESS-functionaliteit gebruiken, zoals loonstroken raadplegen en verlof aanvragen.

Voor gebruikers die niet gekoppeld zijn aan een medewerker, worden alleen de volgende onderdelen getoond, mits deze geactiveerd zijn: Mijn taken (workflows), Signalen, Nieuws, Berichten, Contacten, Mijn Profiel, Instellingen. Bij een lokale installatie kun je een patch op Profit 7 uitvoeren om deze onderdelen beschikbaar te maken.

Gebruikers autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar: Groep / Nieuw (of klik op ).
  3. Vul de naam in.
  4. Klik op: Voltooien.
  5. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  6. Selecteer de nieuwe groep.
  7. Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
  8. Vink Alleen geselecteerde items tonen uit.
  9. Vink de gebruikers aan die je in de groep wilt plaatsen.

    App_AFAS Pocket autorisatie (groep)

  10. Controleer per gebruiker of de eigenschappen correct zijn vastgelegd:
    1. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers.
    2. Open de eigenschappen van de gebruiker.
    3. Het e-mailadres van de gebruiker moet gevuld zijn.

    4. Ga naar het tabblad: Applicaties.
    5. Minimaal één van de applicaties moet zijn aangevinkt, anders heeft de gebruiker geen toegang tot de connector app.
  11. Bepaal de autorisatie per gebruikersgroep (dit kan niet per gebruiker, alleen per gebruikersgroep):
    1. Ga naar het tabblad Gebruikersgroep.
    2. Selecteer een gebruikersgroep.
    3. Vink de gewenste onderdelen aan op het tabblad Pocket.

    App_AFAS Pocket autorisatie (groep)

  12. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.

Zie ook:

Filterautorisatie:

  • De filterautorisatie op organisaties/personen en dossieritems werkt door in AFAS Pocket.
  • AFAS Pocket houdt bij het boeken van uren rekening met geldigheidscombinaties.
  • Bij de instellingen van Wie is wie bepaal je welke medewerkers zichtbaar zijn in AFAS Pocket en welke velden getoond worden.

Zie ook:

Pocket App deblokkeren en inrichten

Je moet de app activeren in elke omgeving die via AFAS Pocket benaderd mag worden.

Het kan voorkomen dat instellingen die in Profit Windows gewijzigd worden, niet direct doorwerken in AFAS Pocket. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je de instellingen van een verlofsoort aanpast. Om direct te beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket kies je Instellingen / Ververs configuratie. Dit kan handig zijn bij het testen van AFAS Pocket.

Pocket app inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de gebruikers AFAS Pocket mogen gebruiken.

    Andere belangrijke instellingen:

    • Als medewerkers verlof boeken via AFAS Pocket, selecteer je het type verlof waarop de medewerkers verlof boeken. Selecteer altijd een type samengesteld verlof.
    • Als medewerkers reiskosten declareren, selecteer je de kostensoort waarop reiskosten geboekt worden.
    • Als je Google-locatiegegevens in AFAS Pocket wilt gebruiken, maak je een Google Maps API Key aan.

      Er zijn nieuwe regels voor het aantal aanroepen via de Google Maps API Key vanaf 11 juni 2018.

    • De reisafstand wordt bepaald op basis van de snelste of kortste route. Bepaal zelf de gewenste berekeningsmethode in de app connector. Deze methode geldt voor alle gebruikers. De snelste route hoeft niet de kortste route te zijn! Hierdoor kan het voorkomen dat er meer kilometers worden gedeclareerd dan dat er daadwerkelijk zijn gereden. Als het veld Snelste route is aangevinkt, dan wordt op basis van Google Maps zonder verkeersdrukte de snelste route berekend. Als het veld Snelste route is uitgevinkt, dan wordt op basis van Google Maps zonder verkeersdrukte de kortste route berekend.
    • Vink Intern en externe omschrijving tonen aan, als je deze omschrijvingen wilt tonen bij het boeken van uren.

Pocket app activeren:

Voer deze stappen alleen uit als je de AFAS Pocket wilt vrijgeven voor de gebruikers.

  1. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  2. Vink Geblokkeerd uit.
  3. Ga naar het tabblad Omgevingssleutel.
  4. Klik op: Genereer (achter Externe sleutel). Je verstrekt deze sleutel aan gebruikers die AFAS Pocket gaan gebruiken.

    In combinatie met AFAS Pocket versie 1.02.74 of hoger kun je een QR-code aanbieden. Download de QR-code en biedt deze aan gebruikers aan, bijvoorbeeld via e-mail. De gebruiker kan via AFAS Pocket de QR-code inlezen en hoeft de externe sleutel niet handmatig in te vullen.

    Let op:

    Als je al een externe sleutel hebt en je genereert een nieuwe externe sleutel, dan vervalt de oude externe sleutel. Hierna kunnen je gebruikers AFAS Pocket niet meer gebruiken. Je moet eerst de nieuwe externe sleutel aan de gebruikers verstrekken en elke gebruiker moet zich opnieuw registreren.

    Let op:

    Bij AFAS Online geldt het volgende. Als je in een kopie-omgeving de omgevingssleutel van de app connector wist, zal de omgevingssleutel van de live-omgeving blijven bestaan. Hierdoor kunnen gebruikers gewoon verder werden met AFAS Pocket, want AFAS Pocket blijft gekoppeld aan de live-omgeving.In de kopie-omgeving kun je voor AFAS Pocket een andere omgevingssleutel genereren.

InSite-hoofdsite vastleggen:

Gebruikers van de Pocket App kunnen nog te lezen documenten inzien, eventueel reacties toevoegen en documenten accorderen. Voor dit onderdeel moet je moet de InSite-hoofdsite vastleggen. Doe dit zo snel mogelijk, anders krijgen gebruikers van de Pocket App de melding Geen reeds gepubliceerde Insite gekoppeld aan de Pocket App.

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  3. Selecteer de site bij InSite hoofdsite.
  4. Klik op: OK.
  5. Klik op: OK.

Declaratieprofielen inrichten

Je kunt de declaratieprofielen zowel in InSite als in AFAS Pocket gebruiken. Nadat je de declaratieprofielen hebt aangemaakt, bepaal je welke declaratieprofielen in AFAS Pocket mogen gebruikt. Je medewerkers gebruiken deze profielen om declaraties in te sturen via AFAS Pocket.

Met een declaratieprofiel bepaal je zelf welke velden een gebruiker bij een nieuwe declaratie moet vullen, welke velden verplicht zijn, etc. Hiermee voorkom je fouten en zal het declaratieproces soepel verlopen.

Declaratieprofielen inrichten:

  1. Richt de gewenste declaratieprofielen in.
  2. Autorisatie gebruikers:
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Declaratie profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.

    Gebruikers zien in Pocket alleen de aanmaakpagina's (van instuurprofielen) waarvoor ze geautoriseerd zijn. Is een gebruiker bijvoorbeeld geautoriseerd voor de aanmaakpagina's van Reiskosten en Lunchkosten, dan ziet hij in Pocket de corresponderende keuzen en kan hij Reiskosten en Lunchkosten declareren.

    Hiermee kun je onderscheid maken tussen groepen gebruikers, door per gebruikersgroep een functionaliteit te gebruiken en te autoriseren. Je gebruikt voor consultants bijvoorbeeld een functionaliteit waarmee zij Reiskosten en Lunchkosten kunnen declareren. Voor sales personeel gebruik je een functionaliteit waarmee zij Reiskosten, Lunchkosten en Relatiegeschenken kunnen declareren.

  3. Activeer Declaraties.
    • Vanaf Profit 8 vindt je dit in de Autorisatie tool.
    • In Profit 7 vindt je dit in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Activering.
  4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, Declaratieprofielen.
  5. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

    Let op:

    De Pocket-gebruikers moeten geautoriseerd zijn voor de corresponderende aanmaakpagina's in InSite. Dit doe je door deze pagina's toe te voegen aan de juiste functionaliteit.

Na het inrichten kunnen de gebruikers declaraties insturen op basis van de profielen:

Declaraties gebruiken, maar zonder declaratieprofielen:

  1. Activeer Declaraties.
    • Vanaf Profit 8 vindt je dit in de Autorisatie tool.
    • In Profit 7 vindt je dit in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Activering.
  2. Als je geen declaratieprofielen koppelt, dan kan een gebruiker in AFAS Pocket bij het declareren een keuze maken tussen Algemene kosten en Reiskosten.

Verlofprofielen inrichten

Gebruik verlofprofielen voor verlofaanvraag via AFAS Pocket. Hierdoor kun je per type aanvraag (vakantie, bezoek arts, bijzonder verlof, etc.) precies bepalen welke gegevens vastgelegd moeten worden. De medewerker selecteert in Pocket het gewenste verlofprofiel en ziet precies welke gegevens nodig zijn, niet meer en niet minder.

New_Beschikbaar vanaf Profit Update

 

In dit artikel is nieuwe gave functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 10.

Als je geen verlofprofielen gebruikt, dan blijf je werken met de oude manier van verlof aanvragen.

Verlofprofielen inrichten:

  1. Richt de gewenste verlofprofielen in (je kunt de InSite-aanmaakprofielen voor verlof gebruiken).
  2. Autorisatie gebruikers:
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Verlofaanvraag profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  3. Activeer Verlof in de Autorisatie tool.
  4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Verlofprofielen.
  5. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

Na het inrichten kunnen de gebruikers declaraties insturen op basis van de profielen.

Dossier

Gebruikers kunnen dossieritems insturen via AFAS Pocket, als je het onderstaande hebt ingericht.

Als je dit hebt ingericht, hebben gebruikers in AFAS Pocket een menukeuze voor het aanmaken van dossieritems. Als je dit niet hebt ingericht, wordt de menukeuze ook niet getoond.

Deze functionaliteit is ook beschikbaar als je InSite niet gebruikt. Als je InSite wel gebruikt, werkt de autorisatie op het aanmaken en tonen van dossieritems ook door in AFAS Pocket.

New_Beschikbaar vanaf Profit Update

In dit artikel is nieuwe gave functionaliteit verwerkt die beschikbaar is in Profit 7, vanaf 21 september 2018. Bij een lokale installatie moet je hiervoor een patch installeren.

Alle gebruikers moeten hiervoor een nieuwe versie van AFAS Pocket downloaden en installeren op hun smartphone.

Insturen dossieritems inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Maak een profiel aan voor elk type dossieritem waardoor dossieritems mogen worden ingestuurd via AFAS Pocket. Je kunt ook bestaande InSite-profielen gebruiken.

    Vanaf Profit 9 kun je vertalingen vastleggen voor de naam van het profiel. Deze vertalingen worden gebruikt in AFAS Pocket.

  3. Activeer Dossier.
    • Vanaf Profit 8 vindt je dit in de Autorisatie tool.
    • In Profit 7 vindt je dit in Algemeen / Pocket App / Instellingen, tabblad Activering.
  4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  5. Ga naar het tabblad Dossierprofielen.
  6. Koppel de profielen die gebruikt mogen worden voor het insturen van dossieritems via AFAS Pocket. Je kunt hier alleen 'dossierprofielen' selecteren.
  7. De autorisatiefilters op type dossieritem gelden hier ook. Controleer of je deze goed hebt ingericht.

Zie ook:

Activatiemail instellen

Als een gebruiker AFAS Pocket heeft geïnstalleerd, moet hij zich eenmalig aanmelden. Bij het aanmeldproces ontvangt hij een activatiemail. Je kunt de inhoud van de activatiemail zelf bepalen via een berichtsjabloon.

New_Beschikbaar vanaf Profit Update

In dit artikel is nieuwe gave functionaliteit verwerkt die beschikbaar is in Profit 7, vanaf 21 september 2018. Bij een lokale installatie moet je hiervoor een patch installeren.

Berichtsjabloon inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
  2. Maak een kopie van Bericht AFAS Pocket activatie en richt deze in.
  3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  4. Ga naar het tabblad Berichtsjabloon.
  5. Koppel de berichtsjabloon.

Zie ook:

Gebruikers uitnodigen voor AFAS Pocket

Je kunt een gebruiker via een e-mailbericht uitnodigen voor AFAS Pocket. Bepaal eerst de inhoud van het bericht door een berichtjabloon in te richten. Daarna kun je de uitnodigingen versturen.

New_Beschikbaar vanaf Profit Update

 

In dit artikel is nieuwe gave functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 8.

Berichtsjabloon inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
  2. Maak een kopie van Bericht AFAS Pocket uitnodiging en richt deze in.
  3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  4. Ga naar het tabblad Berichtsjabloon.
  5. Koppel de berichtsjabloon.

Zie ook:

Berichten versturen:

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers.
  2. Ga naar het tabblad: Toegang.

    Je ziet alle gebruikers van de gebruikersgroep die gekoppeld is aan AFAS Pocket (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Algemeen).

  3. Filter eventueel in de kolom Status en E-mail.
  4. Vink de gebruikers aan die je wilt uitnodigen. Deze gebruikers moeten een e-mailadres hebben.

  5. Klik op de actie Verstuur uitnodiging.
Zoekweergaven instellen

Een gebruiker kan in AFAS Pocket gegevens opzoeken in een zoekweergave. Bij een aantal zoekweergaven kun je de indeling van de weergave zelf bepalen.

Je maakt de weergave voor Pocket eerst in de functie waarin je de weergave normaal gesproken onderhoud. Vervolgens koppel je de weergave in de instellingen van AFAS Pocket.

New_Beschikbaar vanaf Profit Update

 

In dit artikel is nieuwe gave functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 8.

Weergaven onderhouden:

Om deze procedure te gebruiken moet een patch geïnstalleerd zijn.

  1. Ga naar: Algemeen / Pocket App / Instellingen, tabblad Zoekweergaven.
  2. Klik op Toon om en voeg een nieuwe weergave toe. Houdt er rekening mee dat Pocket de velden onder elkaar zet, gebruik dus niet teveel velden.
  3. Klik in het onderstaande scherm op de zoekknop en koppel de nieuwe weergave.

Wie is wie

Op AFAS Pocket kun je het onderdeel Wie is wie tonen, zodat de gebruikers makkelijk in contact kunnen komen met collega's. Hierbij zijn drie instellingen van belang:

  • Het onderdeel wie is wie is wel/niet beschikbaar op AFAS Pocket.
  • Als het onderdeel beschikbaar is, bepaal je welke velden getoond worden.
  • Als het onderdeel beschikbaar is, kun je met een filter bepalen welke medewerkers te raadplegen zijn.

    Conversie naar Profit 7:

    Je kunt in de Management Tool bepaalde velden van Wie is wie uitschakelen. Deze methode was t/m Profit 6 bruikbaar voor zowel InSite als AFAS Pocket.

    In Profit 7 gelden voor AFAS Pocket de onderstaande instellingen, de instellingen van de Management Tool gelden niet meer. Tijdens de conversie naar Profit 7 wordt gekeken of in de Management Tool het tabblad Contactgegevens privé verborgen was. Zo ja, dan worden in het onderstaande scherm de volgende velden uitgevinkt: de velden van het privé adres, Telefoon privé, Geboortedatum, Facebook, LinkedIn, Twitter, Afbeelding, Mobiel privé, Nationaliteit.

wie is wie inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Ga naar het tabblad Activering.
  3. Vink Wie is wie aan als je dit onderdeel op AFAS Pocket beschikbaar wilt stellen. Als je dit onderdeel niet beschikbaar stelt (veld is uitgevinkt) dan hoef je de onderstaande stappen niet meer uit te voeren.
  4. Ga naar het tabblad Wie is wie.
  5. Vink de velden aan die je in AFAS Pocket wilt tonen. Houdt hierbij rekening met het privacybeleid van je organisatie. Houdt er ook rekening mee dat niet alle combinaties van velden logisch zijn, omdat velden in AFAS Pocket op een vaste volgorde achter elkaar getoond worden. Test dit zo snel mogelijk in Pocket nadat je de instellingen hebt aangepast.

    Voor de weergave van de naam kun je bijvoorbeeld het veld Volledige naam aanvinken en de andere naamvelden (roepnaam, voornaam, voorvoegsel, achternaam) uitvinken. Als je meer controle wilt over de weergave van de naam vink je Volledige naam uit en vink je de andere gewenste velden aan.

  6. Stel het filter in als een gebruiker alleen specifieke medewerkers mag zien in AFAS Pocket.

    Bij het ophalen van medewerkers wordt altijd een vast filter toegepast, dit is ingebouwd en je kunt dit niet wijzigen. Medewerkers worden alleen getoond als ze aan de volgende voorwaarden voldoen: de medewerker is in dienst, de medewerker is niet geblokkeerd en de medewerker heeft de status In dienst. Als je geen filter instelt, ziet de gebruiker in AFAS Pocket alle medewerkers die aan de voorwaarden voldoen.

    In het voorbeeld is de filtertag [werkgever] gebruikt, waardoor de medewerker in AFAS Pocket alleen medewerkers ziet van de werkgever bij wie hij zelf in dienst is. Hij ziet geen medewerkers van andere werkgevers.

  7. Klik op Voorbeeld om de instellingen te controleren. Je ziet een weergave met de aangevinkte velden en toepassing van het filter.

Pocket App verversen:

Het kan nodig zijn dat gebruikers van Pocket App hun configuratie moeten verversen om de wijziging in Wie is wie door te voeren.

  1. Open Pocket App op je Smartphone.
  2. Ga naar Instellingen / Ververs configuratie.
Gebruikerstaal

De gebruiker bepaalt in de instellingen van AFAS Pocket in welke taal hij de app gebruikt. Dit geldt alleen voor door AFAS ondersteunde talen.

Bij het aanmaken van een verlofboeking kan de gebruiker de Reden verlof in zijn eigen taal selecteren en bij het aanmaken van een verzuimboeking kan de gebruiker de Reden verzuim in zijn eigen taal selecteren.

Let op:

Het veld Reden verzuim is niet meer beschikbaar. De gebruiker kan het soort verzuim selecteren, deze tabel hoef je niet zelf te vertalen.

Acties beheerder:

De beheerder moet in Profit de juiste vertalingen toevoegen aan de vrije tabellen Reden verlof en Reden verzuim.

De tabel Type verlof kan niet worden vertaald, deze staat altijd in de basistaal. AFAS kan deze tabel niet in een vrije tabel omzetten. Als je meerdere talen gebruikt, moet je zelf bepalen wat de beste keuze is m.b.t. deze tabel.

Direct naar

  1. AFAS Pocket inrichten
  2. Declaraties inrichten
  3. Kostensoort toevoegen voor kilometerregistratie (reiskosten)
  4. Workflows inrichten
  5. Nacalculatie projecten inrichten
  6. Inrichting per omgeving
  7. Gebruikersaccounts (tokens) beheren
  8. Voorbereidingen bij een lokale installatie
  9. E-mail activatie AFAS Pocket niet ontvangen