Navigate to the AFAS KnowledgeBase Back to searchresults

Other articles

Did this answer your question?

Thanks for your feedback!

Yes No
Finance Auditor PROFIT 10

Finance Auditor

Met de Finance Auditor automatiseer je het proces van terugkerende audits op je financiële administratie en kun je pro-actief optreden als er problemen gesignaleerd worden. Denk hierbij zowel aan tekortkomingen en fouten als fraude.

Voorbeelden van controles:

  • Controleren of een medewerker een crediteur dezelfde bankrekening hebben.
  • Controleren of de btw-aangifte tijdig wordt ingediend.
  • Controleren of er meerdere facturen zijn met dezelfde datum en hetzelfde bedrag.

    Let op:

    De Finance Auditor is een belangrijk hulpmiddel bij het optimaliseren van je administratie en het voorkomen van problemen. De Finance Auditor is echter geen garantie op een foutloze administratie, hiervoor ben je zelf verantwoordelijk.

    Auditmeldingen zijn alleen informatief, er worden geen problemen opgelost of processen geblokkeerd als er een fout of waarschuwing geconstateerd wordt.

Inhoud

Video

Autorisatie

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie Profit Windows inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de te autoriseren groep.
  4. Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:

  6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  7. Autoriseer de acties:

  8. Sluit de Autorisatie tool.
  9. Klik op Ja bij de melding..

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Inrichting

Auditregels worden meegeleverd met Profit, deze zijn gebaseerd op 'best business practices'. Je kunt zelf geen auditregels toevoegen. Wel kun je bepaalde instellingen wijzigen.

  • Stel de toegestane afwijking in per controle. Hiermee bepaal je de 'strengheid' waarmee de controle wordt uitgevoerd. Je ziet in de toelichting van een auditregel in Profit hoe de toegestane afwijking wordt toegepast.
  • Blokkeer regels die je niet wilt gebruiken.
  • Sluit administraties uit waarop je de controle niet wilt uitvoeren.

Als je een bepaalde controle nodig hebt die niet beschikbaar is, kun je hiervoor een incident met de omschrijving van de controle toevoegen. AFAS zal dan beoordelen of de controle in een volgende release van Profit kan worden ingebouwd.

Auditregels inrichten:

  1. Ga naar: Financieel / Finance Auditor / Inrichting.
  2. Je ziet alle mogelijke controles.
  3. Dubbelklik op de regel.

    In de toelichting zie je wanneer de auditregel een waarschuwing of fout zal geven en de oplossing.

  4. Vul de toegestane afwijking in. De toepassing verschilt per auditregel.

    Bij uitlevering hebben bepaalde auditregels een waarde van 0 (geheel getal). In die situatie is de toegestane afwijking niet van toepassing.

  5. Blokkeer regels die je niet wilt gebruiken. Het blokkeren geldt voor alle administraties in de omgeving.
  6. Als je de controle niet wilt uitvoeren in specifieke administraties, ga je naar het tabblad Administraties. Voeg de administraties toe waarin de controle niet mag worden uitgevoerd.

Controles uitvoeren en beoordelen

Je voert controles uit op basis van de instellingen die per auditregel zijn vastgelegd.

Controle uitvoeren:

  1. Open de administratie. De audit wordt alleen voor de geopende administratie uitgevoerd.
  2.  Ga naar: Financieel / Finance Auditor / Resultaat.
  3. Klik op de actie: Genereren audit.
  4. Vul het boekjaar in vink in de volgende stap de uit te voeren controles aan.
  5. Klik op: Voltooien.

    Let op:

    Als je de wachtrij gebruikt, dan plaatst Profit deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

    Bij AFAS Online is de wachtrij altijd ingeschakeld. De taak wordt dus altijd via de wachtrij uitgevoerd.

Resultaat beoordelen:

  1. Als je een auditcontrole hebt uitgevoerd, zie je de weergave Samenvatting (openstaand). Deze weergave toont alleen fouten en waarschuwingen, met andere woorden alle zaken waarop wellicht actie nodig is.
  2. Als je wilt kijken naar de resultaatregels van een specifieke controle, dubbelklik je de gewenste regel. Dan wordt de weergave Audit-resultaat geopend met de bijbehorende resultaatregels.

  3. Klik op de toelichting om deze te openen.
  4. Om het probleem direct te verhelpen, selecteer je de regel en klik je op Bron openen.

    Voorbeeld:

    De controle heeft betrekking op de eigenschappen van debiteur 10001.

    Als je op Bron openen klikt, worden de eigenschappen van debiteur 10001 geopend en kun je de eigenschappen direct aanpassen.

  5. Opgeloste waarschuwingen en fouten blijven staan, tenzij je deze verwijdert met de actie Collectief verwijderen.

Als je een auditmelding hebt opgelost, zal deze bij een volgende controle niet meer verschijnen. Als je de oorzaak niet hebt opgelost, komt de melding terug als je de audit weer genereert.

Alle uitvoerde controles raadplegen:

  1. Open de weergave: Samenvatting (alle).

    Dit is een samenvatting van de uitgevoerde controles.

    • Bij regels met een groene achtergrond zijn op basis van de controleregel geen fouten geconstateerd.
    • Bij andere regels is er wel een probleem geconstateerd.