Inkoopfacturen beoordelen via InSite/OutSite (Workflow inkoopfactuur)

Met de workflow Inkoopfactuur kun je inkoopfacturen in de organisatie volgen en bewaken in InSite. De stappen die een inkoopfactuur doorloopt zijn bijvoorbeeld de inboeking, beoordeling/accordering en vrijgave voor betaling.

Als je de inkoopfactuur met het pdf-bestand van de factuur direct bij het boeken als bijlage toevoegt, dan stuur je daarmee automatisch een dossieritem in en start direct de workflow Inkoopfactuur. De inkoopfactuur is automatisch geblokkeerd voor betaling, zodat deze niet meegaat in het betaalbestand van de betaalopdracht. Pas op het moment dat de beoordelaar de inkoopfactuur accordeert wordt de inkoopfactuur gedeblokkeerd voor betaling. Vervolgens kun je de inkoopfactuur (automatisch) betalen.

Je kunt nog een extra stap toevoegen voor het insturen van inkoopfacturen door externen via OutSite. Hiermee kunnen de relaties via de (klant)portal een inkoopfactuur insturen als dossieritem en hieraan het pdf-bestand van de factuur als bijlage koppelen. Via de workflow Inkoopfactuur kun je deze inkoopfactuur verder verwerken in Profit en InSite.

Video

• Workflow inkoopfactuur InSite (4:25)

Beschrijving

De standaard meegeleverde workflow Inkoopfactuur (Profit) is eenvoudig van opzet. Ze bevat de minimale stappen die nodig zijn voor het proces, namelijk de stappen Inboeken inkoopfactuur en Accorderen inkoopfactuur. Deze workflow kun je eventueel met een consultant uitbreiden, bijvoorbeeld met tussenstappen specifiek voor de organisatie.

De workflow werkt als volgt:

Een medewerker boekt de inkoopfactuur in Profit Financieel met het digitale pdf-bestand van de factuur als bijlage. Vervolgens koppel je de factuur aan de workflow Inkoopfactuur via de actie Inboeken inkoopfactuur. De medewerker die aan deze stap gekoppeld is, krijgt automatisch de taak om de inkoopfactuur in te boeken. Na het afmelden van deze taak, kan de daarvoor aangewezen medewerker de factuur accorderen.

Schematisch ziet het proces er bijvoorbeeld zo uit:

Als je met deze workflow gaat werken, kun je de functie Facturen in omloop gebruiken als je deze hebt ingericht. Daarvoor heb je namelijk de beoordelaars voor inkoopfacturen al geautoriseerd. Als je geen behoefte hebt aan een aparte beoordelaar voor het accorderen van inkoopfacturen kun je de standaard mogelijkheden in de workflow gebruiken.

Let op: 

• Als je de workflow Inkoopfactuur gebruikt, adviseren wij je de Profit-functie Geblokkeerde facturen niet (meer) te gebruiken. Deze functionaliteit maakt namelijk deel uit van deze workflow. Bovendien leidt Te beoordelen facturen naast deze workflow tot onduidelijkheden over wie binnen de organisatie een bepaalde factuur mag beoordelen en accorderen.
• Medewerkers die je opgeeft bij het inboeken van de inkoopfactuur, moeten ook gebruiker van Profit zijn. Dit is van belang als Profit de workflowtaak doorzet naar de beoordelaar. Deze moet uiteraard ook in Profit kunnen werken.

Voorbereiding

• Inkoopfactuur beoordelen via InSite/OutSite inrichten
• Workflow inrichten

  De gebruiker die je vastlegt als beoordelaar, accordeert de inkoopfactuur. Wij adviseren je te autoriseren op de (gebruikers)groep en de verantwoordelijke medewerkers lid van deze groep te maken. Zo kan een andere gebruiker in de groep de beoordelaar vervangen en zijn taken overnemen. Je richt dit in in de workflow.

Werkwijze

• Inkoopfactuur inboeken voor workflow Inkoopfactuur
• Inkoopfactuur beoordelen/accorderen via InSite
• Inkoopfactuur met bijlage raadplegen of wijzigen
• E-factuur (inkoopfactuur) beoordelen/accorderen via InSite
• Inkoopfactuur insturen en afhandelen via OutSite